Interview met onze HR-manager: Miranda Bulpitt-Hoff

Amref Flying Doctors verwerkt persoonsgegevens van donateurs, vrijwilligers, deelnemers aan events en acties, werknemers, leveranciers en andere relaties en gebruikt cookies. In dit Privacy Statement informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, op welke manier wij persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn. 

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten (inclusief via de website) van Amref Flying Doctors. Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.

Amref Flying Doctors verwerkt persoonsgegevens conform het Privacy Statement en gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet en hanteert sector zelfreguleringscodes:

Wetten:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook bekend als General Data Protection Regulation (EU) 2016/679;
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG);
• Telecommunicatiewet (TW).

De eerste twee wetten zijn per 25 mei 2018 ingegaan en vervangen per die datum de Wbp.

Sector zelfreguleringscodes:

• Code E-mailing;
• Code Telemarketing;
• Code Postfilter (en Overledenenregister);
• Code Fieldmarketing.

Voor het realiseren van onze missie zijn wij als Amref Flying Doctors afhankelijk van donaties. Hierbij kunt u denken aan een financiële donatie, maar ook aan het tekenen van een petitie of het delen van een (online) campagne. Alle donaties tezamen maken het voor ons mogelijk om de gezondheidszorg op het Afrikaanse continent te verbeteren. Om een wederzijds vertrouwen tussen u en Amref Flying Doctors te scheppen, willen we u graag op transparante wijze informeren over de manier waarop we omgaan met persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Amref Flying Doctors is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de  AVG. Amref Flying Doctors vindt het van essentieel belang dat de persoonsgegevens van haar donateurs, vrijwilligers, deelnemers aan events en acties, werknemers, leveranciers en andere relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG stelt. U kunt uw persoonsgegevens die bij ons geregistreerd staan altijd bij ons opvragen of wijzigen. 

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Amref Flying Doctors verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor duidelijk en vooraf bepaalde doeleinden, omdat dit noodzakelijk is voor onder andere:

• Het aangaan en uitvoeren van (donateurs-, en overige) overeenkomsten;
• Het voeren van een donateursadministratie;
• Het voeren van onze bedrijfsvoering;
• Het aanbieden van diensten, het sturen van een nieuwsbrief, promotie en marketingdoeleinden;
• Het faciliteren van het delen van een webpagina via social media;
• Het uitvoeren van onderzoek onder donateurs en andere stakeholders;
• Het registreren van uw instellingen en voorkeuren ten aanzien van het gebruik van de website (via cookies); 
• Het opnemen van telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden en voor het vastleggen van de gemaakte afspraken;
• Het aangaan van een samenwerking met derde partijen;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Ten behoeve van archiefdoeleinden, waarbij gegevens slechts worden gebruikt bij juridische procedures of voor historische of statistische doeleinden.

Amref Flying Doctors verzamelt en verwerkt persoonsgegevens via onder andere de afdeling particuliere fondsenwerving, de website en het online portal. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van Amref Flying Doctors. Buiten bovengenoemde verwerkingsdoeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens niet zonder uw voorafgaande toestemming.

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt Amref Flying Doctors?

Amref Flying Doctors verzamelt en verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens, dit zijn:

• NAW-gegevens (naam, adres, postcode + woonplaats);
• Bankrekeningnummer (IBAN);
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• E-mailadres;
• Opt-in/Opt-out (e-mail, nieuwsbrief en telefoon);
• IP-adres;
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld cookie of informatie die wordt ontvangen wanneer u contact opneemt met ons. Er wordt bijvoorbeeld een notitie van het telefoongesprek of een e-mail opgeslagen);
• Post- en telemarketingsvoorkeuren;
• Gegevens over giften, machtigingen, fondsenwervingshistorie, loyaliteit, periodieke schenkingsovereenkomsten en nalaten.

 

Amref Flying Doctors verzamelt (persoons)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet, bijvoorbeeld:

• Wanneer u zich via een leverancier aanmeldt als donateur;
• Wanneer u persoonsgegevens deelt via een derde partij waarmee wij samenwerken en u toestemming heeft gegeven voor delen.

 

Amref Flying Doctors kan ook informatie over u verzamelen en aanvullen:

• Uit publieke kanalen en publieke bronnen om onze communicatie te optimaliseren;
• Uit geaggregeerde of anonieme informatie;
• Uit de diensten (bv. onze website, social media, etc.) die uw mogelijk gebruikt en hoe u deze gebruikt.

Clickgedrag

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Het doel van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. Via internet worden nooit persoonlijke gegevens van u opgenomen zonder dat u daar expliciet opdracht toe geeft zoals bij het aanvragen van informatie. 
 

Op welke momenten ontvangt Amref Flying Doctors persoonsgegevens?

Amref Flying Doctors ontvangt persoonsgegevens bij de volgende contactmomenten/acties:

• Het doen van een donatie;
• Het deelnemen aan een actie;
• Het tekenen van een petitie;
• Het aanvragen van informatie (online, via e-mail, per post, telefoon of via social media);
• Op evenementen;
• Bezoek aan onze website;
• Inschrijven voor de e-mail nieuwsbrief;
• Het aangaan van een samenwerking.

 

Websitebezoekers jonger dan 16 jaar

In principe verzamelt Amref Flying Doctors geen gegevens van websitebezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd. Leeftijdscontrole op websitebezoek is echter niet mogelijk. We adviseren daarom ouders/voogd om betrokken te zijn bij de online activiteiten van jongeren onder de 16 jaar om te voorkomen dat gegevens verzameld worden zonder toestemming van ouder of voogd. Mocht u ervan overtuigd zijn dat Amref Flying Doctors toch gegevens verzameld heeft van een jongere onder 16 jaar, neem dat contact op met donateursadministratie (contactgegevens staan verderop vermeldt).

 

Analyse van donateursdata

Als Amref Flying Doctors vinden wij het belangrijk om zorgvuldig met onze ontvangen donateursgelden om te gaan. Dat betekent dat we analyses op donateursdata uitvoeren en donateurspersonalisaties maken met als doel om onze fondsenwervende acties zo goed mogelijk te laten aansluiten op de wensen en reacties van onze donateurs. Dit doen wij vanuit een gerechtvaardigd belang. Wij noemen dit duurzame marketing. Wij streven naar passende communicatie aan de juiste persoon op het juiste moment. Daarmee willen we de druk vanuit communicatiekanalen en daarmee irritatie bij de donateur en verspilling van grondstoffen zoveel als mogelijk voorkomen. We gebruiken hierbij geen bijzondere persoonsgegevens en gebruiken de uitkomsten niet voor besluiten die rechtsgevolgen of aanzienlijke impact voor de donateur hebben.

Hoe zorgt Amref Flying Doctors voor vertrouwelijke omgang met uw persoonsgegevens?

Amref Flying Doctors  gaat vertrouwelijk en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens door:

• Vermelden voor welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt;
• Verzamelen van alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Het nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zodat uw persoonsgegevens worden beschermd;
• Het delen van persoonsgegevens gebeurt alleen in overeenstemming met dit Privacy Statement en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.
• In opdracht van Amref Flying Doctors kunnen zakelijke dienstverleners ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. Wij maken afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen en eisen passende technische en organisatorische maatregelen van hen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten';
• Het respecteren van uw privacy rechten en wensen voor omgang met uw persoonsgegevens: Recht van inzage, Recht op rectificatie, Recht op gegevenswissing (‘’recht op vergetelheid”), Recht op beperking van verwerking, Recht op overdraagbaarheid en Recht van bezwaar.

 

Tenzij in dit Privacy Statement genoemd, worden uw persoonsgegevens niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. Amref Flying Doctors kan uw persoonsgegevens met derden delen wanneer u daar zelf toestemming voor heeft gegeven.

Amref Flying Doctors verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vordering).

Bewaartermijnen van uw gegevens

Amref Flying Doctors bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. De bewaartermijn wordt ook bepaald door eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.

Wijze en locatie van opslaan van uw persoonsgegevens

De applicaties die Amref Flying Doctors gebruikt voor het verwerken en bewaren van gegevens zijn aan strenge regels gebonden om uw privacy te waarborgen. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie (EU) en Europese Economische Ruimte (EER). In geval van opslaan van gegevens buiten de EU/EER werken wij met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Voor een aantal landen is dit vastgesteld, bijvoorbeeld voor Amerikaanse partijen die onder het ‘Privacy Shield’ vallen. Doorgifte van gegevens aan andere landen en partijen gaat op basis van speciale contracten.

Hoe kunt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U kunt een verzoek richten aan Amref Flying Doctors. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage-, rectificatie-, gegevenswissing-, beperking- of overdraagbaarheidsverzoek op grond van de AVG. Bij een verwijderingsverzoek is dit slechts mogelijk voor zover Amref Flying Doctors nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen.

Te alle tijden kunt u ook uw toestemming intrekken voor bijvoorbeeld het ontvangen van e-mails, nieuwsbrieven of andere verwerkingen, zoals ontvangst van marketing informatie of gebruik van uw telefoonnummer.

Amref Flying Doctors plaatst uw gegevens over het niet meer willen ontvangen van marketing informatie op een afmeldlijst en zal u geen marketing informatie meer sturen. Voor administratieve doelen kan Amref Flying Doctors u nog wel benaderen.

Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te contoleren. Het is van belang dat u, indien u een kopie van uw legitimatiebewijs verstrekt, het BSN, document identificatienummer en de Machine-Readable Zone (MRZ) zwart (of anderszins onleesbaar voor ons maakt).

Stuur uw verzoek naar:
Amref Flying Doctors
t.a.v. de donateursadministratie
Schuttersveld 9
2316 XG Leiden

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Technische en organisatorische beveiliging van uw gegevens

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, passen wij passende beveiligingstechnologie toe. Als u gegevens aan ons doorgeeft, gebeurt dit altijd via een beveiligde verbinding. Van (pogingen tot) misbruik doen wij altijd aangifte. Wij nemen daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Sollicitanten en huidige en voormalige medewerkers

Als u solliciteert, gebruikt Amref Flying Doctors alleen de informatie die door uzelf wordt verstrekt bij de beoordeling van uw sollicitatie. Gedurende de sollicitatieprocedure wordt eventueel informatie verzameld bij derden om uw geschiktheid voor de functie te kunnen beoordelen. Mochten we bijvoorbeeld informatie en/of referenties willen opvragen, of een externe partij een achtergrond check willen laten uitvoeren, dan zullen we u hier vooraf toestemming voor vragen.

Als u niet wordt aangenomen na afloop van de sollicitatieprocedure, vernietigt Amref Flying Doctors uw persoonsgegevens/cv binnen 4 weken. Als Amref Flying Doctors uw cv nog in portefeuille wil houden, vragen we hiervoor toestemming en bewaren uw gegevens nog maximaal 1 jaar.

Bij indiensttreding wordt een personeelsdossier van uw dienstverband samengesteld op basis van de wettelijke richtlijnen. De informatie in het personeelsdossier is alleen bedoelt voor intern gebruik of voor zaken die direct met uw dienstverband te maken hebben. De informatie van medewerkers wordt veilig bewaard en is alleen toegankelijk voor diegenen die direct met u als werknemer te maken hebben.

Bij uitdiensttreding bewaart Amref Flying Doctors uw personeelsdossier totdat de wettelijke bewaartermijn verstreken is.

Bij e-mail uitwisseling tussen medewerkers en de Ondernemingsraad (OR) van Amref Flying Doctors, bewaart de OR de e-mails in een beveiligde omgeving die alleen toegankelijk is voor OR-leden. Hiervoor wordt een bewaartermijn van 7 jaar gehanteerd.  

Gebruik van cookies

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik van de website voor u makkelijker te maken. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Hierin kunnen bijvoorbeeld de voorkeuren van een bezoeker worden vastgelegd zodat de internetpagina bij een volgend bezoek automatisch aan deze voorkeuren kan worden aangepast. We onderscheiden noodzakelijke cookies, voorkeuren cookies, statistische cookies en marketing cookies. Bepaal zelf welke cookies u goedkeurt. Meer over het gebruik en de soorten cookies leest u op onze cookiepagina.

Privacybeleid van derden

Op onze website kunnen links zijn opgenomen naar andere, niet bij Amref Flying Doctors behorende, websites. Amref Flying Doctors kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom, u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens. 

Opname telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden en vastleggen van de gemaakte afspraken

Amref Flying Doctors werkt continu aan de verbetering van haar dienstverlening en die van haar partners. Dit betekent onder andere dat wanneer u telefonisch wordt benaderd door ons, de mogelijkheid bestaat dat  het telefoongesprek wordt opgenomen. De opgenomen gesprekken worden alleen gebruikt voor interne trainings- en coaching doeleinden en voor het vastleggen van de gemaakte afspraken.

Vragen

Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Wij staan u graag te woord via telefoonnummer 071- 576 9476. Een e-mail sturen mag ook: info@amref.nl

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op: 2 december 2022

Amref Flying Doctors behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. U bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van dit Privacy Statement. Amref Flying Doctors raadt u aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.